Pensando nisso, Chris Anderson criou uma lista de dez grandes regras para colocar um fim nesse ciclo (emailcharter.org).
Anderson é curador do TED (www.ted.com), um evento que reúne especialistas de várias áreas para exporem suas ideias.
Em suas regras, o pensador propõe que o usuário tente não prejudicar a caixa de e-mail do destinatário de sua mensagem:
Respeite o tempo do destinatário do e-mail
Como remetente, é sua a função de minimizar o tempo que o seu destinatário levará para responder ao e-mail
Concisão e lentidão
Compreenda quando um e-mail demora para chegar e não dá respostas detalhadas. Ninguém quer soar grosseiro, então não leve para o pessoal
Clareza
Escreva o assunto do e-mail de maneira clara e, se achar necessário, use marcações como "[importante]" ou "[baixa prioridade]"
Evite perguntas abertas
Cuidado com e-mails longos finalizados com questões como "O que você achou?". É melhor fazer perguntas simples e fáceis de responder
Corte suas respostas sem conteúdo
Você não precisa responder a todos os e-mails. Se seu e-mail é apenas um "legal" ou "está OK", evite enviá-lo
Diminua os rastros
Contexto é importante, mas você não precisa incluir todas as conversas anteriores no e-mail. Tente deixar só as mensagens mais relevantes -as três últimas bastam
Evite arquivos em anexo
Não use elementos gráficos, como assinaturas que aparecem como arquivos em anexo nos e-mails. Também evite enviar textos como arquivos em anexo
Seja claro quando não há necessidade de resposta
Se a mensagem que você está enviando não precisa ser respondida, seja claro. Finalize o e-mail com "não é preciso responder"
Cuidado com as cópias
Quando você adiciona uma pessoa em cópia em um e-mail, está multiplicando o tempo que a mensagem levará para ser respondida. Use a opção com cuidado
Desconecte-se
Idealmente, quanto menos tempo gastarmos com e-mail, menos e-mails receberemos. Considere dosar o tempo dedicado a eles e tire uma folga nos finais de semana
Fonte: emailcharter.org
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